EUDR-Vorbereitung in der Praxis: Governance, Prozesse und Datenmanagement

In Folge 2 unserer EUDR-Webinarreihe haben wir gemeinsam mit der Unternehmensberatung Horváth unter die Lupe genommen, was eine optimale Vorbereitung auf die EUDR wirklich ausmacht: umsetzbare Governance-Prozesse, praktikable Arbeitsabläufe für Einkäufer und eine umfassende Datenbasis als Fundament. Wir präsentieren Ihnen nachfolgend eine Zusammenfassung mit praktischen Schritten, die Sie für Ihr EUDR-Projekt nutzen können.

Wie sieht die operative Vorbereitung auf die EUDR aus?

Die Fähigkeit zur Umsetzung der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) ist kein einzelner Meilenstein, sondern vielmehr ein strukturierter Transformationsprozess, der Compliance in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. In Teil zwei unserer Webinarreihe hat Dr. Stefan Weber, Senior Project Manager Green Transformations bei Horváth, aufgezeigt, dass die optimale Vorbereitung auf drei grundlegenden Säulen beruht.

Säule 1 – Status-quo-Bewertung: Scope und Auswirkungen verstehen

Jedes EUDR-Projekt beginnt mit einer zentralen Frage: Fallen wir überhaupt in den Geltungsbereich? Die Betroffenheitsanalyse ist folglich die Basis für alle weiteren Schritte. Sie erfordert den Abgleich des Produktportfolios mit den unter Anhang I der Verordnung gelisteten Rohstoffen und Folgeerzeugnissen.

1. Betroffenheitsanalyse durchführen
   Exportieren Sie Ihre Produktliste aus SAP oder einem anderen ERP-System inklusive HS-Codes. Gleichen Sie jeden Code mit Anhang I ab, um festzustellen, ob die Produktkategorie unter die EUDR fällt.
2. Warenflüsse bewerten
   Unternehmen können folgende Grundlogik anwenden, um eine direkte bzw. indirekte EUDR-Betroffenheit zu bestimmen:
• Nicht in Anhang I gelistet → Nicht EUDR-relevant.
• In Anhang I gelistet und in die EU importiert → Direkt betroffen, EUDR-relevant.
• In Anhang I gelistet und innerhalb der EU gekauft → Abhängig von der Verwendung, z. B.:
  • Nur interner Gebrauch (z. B. Kaffee fürs Büro) → Nicht EUDR-relevant.
  • Weiterverarbeitet zu einem Produkt, das nicht in Anhang I gelistet ist (z. B. Gummireifen an einem fertigen Auto) → Nicht EUDR-relevant.
  • Weiterverarbeitet zu einem in Anhang I gelisteten Produkt → EUDR-relevant.
  • Inverkehrbringen in der EU oder Export aus der EU → EUDR-relevant.
    
    Viele Unternehmen wählen einen vereinfachten Ansatz: Ist ein Material in Anhang I gelistet, wird es pauschal als relevant und unter die EUDR-Sorgfaltspflichten fallend betrachtet. Dieser Ansatz reduziert zwar die Komplexität, kann den Aufwand aber deutlich erhöhen.

3. Datenverfügbarkeit prüfen
   Die meisten Unternehmen stellen fest, dass HS-Codes nicht für alle Materialien in den Systemen vorliegen. Das Zusammentragen dieser Informationen braucht Zeit – Unternehmen sollten deshalb frühzeitig damit beginnen. Das Vorliegen der HS-Codes ist Grundvoraussetzung für die spätere Nutzung einer EUDR-Software.

Säule 2 – Organisatorische Ausrichtung und Risikoanalyse

Sobald der Umfang der Betroffenheit klar ist, sollten Unternehmen die EUDR-Anforderungen in Ihrer Organisation verankern, indem sie Zuständigkeiten, Governance-Systeme und funktionsübergreifende Prozesse der Zusammenarbeit definieren.

1. Bewusstsein und interne Unterstützung schaffen
   Im Gegensatz zu Reporting-Rahmenwerken wie der CSRD ist die EUDR in starkem Maße transaktionsgetrieben. Jede Bestellung, die ein Anhang-I-Material betrifft, muss Kriterien der Entwaldungsfreiheit erfüllen. Deshalb müssen sich Einkäufer, Logistikplaner und Zollverantwortliche ihrer Rollen bewusst sein.

2. Organisationsmodell und Governance definieren
   Je nach Unternehmensstruktur funktionieren unterschiedliche Modelle:  

Die Praxis zeigt, dass zentralisierte Governance mit dezentraler Umsetzung zumeist der ideale Mittelweg ist – die Nachhaltigkeitsabteilung definiert die Rahmenbedingungen, während sich die Geschäftsbereiche um die Umsetzung kümmern.

3. EUDR in Prozesse integrieren
   Nachdem Rollen und Zuständigkeiten geklärt wurden, müssen die EUDR-Anforderungen in Kernabläufe eingebettet werden, insbesondere in den Bereichen Einkauf, Logistik, Vertrieb und Datenmanagement.

• Gibt es Prozesse, um EUDR-konforme/nicht-konforme Materialien in Logistik & Lagerung zu trennen?
• Werden EUDR-Kriterien in RFPs und der Lieferantenauswahl berücksichtigt?
• Enthalten Lieferantenverträge Pflichten zur Bereitstellung von Geodaten & Compliance-Nachweisen?
• Gibt es KPIs und Trackingmöglichkeiten, um Risiken und die Einhaltung von Fristen zu überwachen?

4. Arbeitsprozesse für die Risikoanalyse aufsetzen
   Die Risikoanalyse steht im Zentrum der operativen Umsetzungsfähigkeit. Die typische Abfolge von Prozessen sieht wie folgt aus:

Betroffenheitsanalyse → Einholen von Lieferantendaten → Risikobewertung → Maßnahmen & KPIs → Dokumentation → Reporting.

In der Risikoanalyse sind u. a. relevant:

• Datenvalidierung & -analyse: Prüfung von Geokoordinaten der Lieferanten und Daten zu Warenlieferungen.
• Risiko-Scoring & -Bewertung: Länder-Benchmarking, rohstoffspezifische Risiken.
• Maßnahmen: Lieferantenansprache, alternative Beschaffungsoptionen, Verifizierung per Satellit.

Säule 3 – Umfassende Verankerung der EUDR in interne Prozesse

Die EUDR-Anforderungen müssen prozessual direkt in Einkauf, Logistik, Vertrieb und Lieferantenmanagement eingebettet werden. Die folgende Tabelle fasst diese Integration für die zentralen Geschäftsfunktionen zusammen:

Digitales Fundament für die EUDR-Umsetzung

Die optimale Vorbereitung auf die EUDR verlangt neben der Prozessintegration auch eine robuste Datenarchitektur und umfassende Automatisierung.

Zentrale Bausteine sind:

• Frühe IT-Einbindung: Die Umsetzung der EUDR erfordert einen kontinuierlichen Datenaustausch zwischen ERP-, SRM-, Einkaufs- und Nachhaltigkeitssystemen. Die IT-Abteilung sollte entsprechen proaktiv eingebunden werden.
• System-Mapping: Unternehmen sollten frühzeitig identifizieren, welche Systeme im Einsatz sind, um Lieferantendaten, Bestellinfos und HS-Codes zu verwalten. Zudem sollte geklärt werden, welche Systeme an das offizielle EUDR-Portal angebunden werden.
• API- & Integrationsstrategie: Es sollte rechtzeitig entschieden werden, ob Systemanbindungen selbst entwickelt werden oder ob auf vorgefertigte Konnektoren (z. B. SAP, Celonis) zurückgegriffen wird.
• Datenvorbereitung:
  • HS-Codes sammeln und zuordnen.
  • Produktdaten (Masse, Volumen, Herkunft etc.) konsolidieren.
  • Lieferanten-Stammdaten bereinigen – selbst das Zusammentragen von E-Mail-Adressen kann oft Wochen benötigen.
  • Bereits bestehende DDS in den eigenen Systemen identifizieren.
• Unterstützung der Lieferanten: Viele KMU sind mit der EUDR nicht ausreichend vertraut. Templates, Tutorials und mehrsprachige Leitlinien helfen dabei, dass z.B. Geokoordinaten korrekt erhoben und übermittelt werden.
• Automatisierung: Sobald alle wichtigen internen Daten vorliegen und Systeme kartiert wurden, erleichtern automatisierte Prozesse die Einhaltung der EUDR-Vorgaben erheblich. Sie verknüpfen die Daten mit Lieferanteninformationen, Risikoprüfungen und Reporting.

Eine umfassende digitale Vorbereitung stellt sicher, dass EUDR-Prozesse nicht in Excel-Tabellen oder über Emails erfolgen, sondern vielmehr in vernetzten Systemen, die externen Audits standhalten und sich unkompliziert skalieren lassen.

Die IntegrityNext EUDR-Komplettlösung

Unsere EUDR-Lösung bietet:

• Umfassende Automatisierung – von der Lieferantenansprache und mehrsprachigem Onboarding über die Risikoanalyse (mit KI-Unterstützung und Satellitenbildauswertung), bis hin zur Risikovalidierung und DDS-Einreichung.
• Nahtlose IT-Integration – EUDR-relevante Daten fließen via RESTful APIs an IntegrityNext, zu und von dem EU-Portal und zurück in interne Systeme wie SAP und Celonis. Ihre Teams arbeiten weiter in ihrer gewohnten Umgebung.
• Skalierbares Lieferantentraining – Erhalten Sie Zugang zu unserem Netzwerk mit mehr als 2 Millionen Lieferanten. Wir stellen detaillierte Trainingsmaterialien, mehrsprachigen Support und Dashboards zur Überwachung der Datenqualität zur Verfügung.
• Fortlaufende Compliance – unsere Lösung passt sich Regeländerungen an. Ein dediziertes Projektsupportteam und kontinuierliche Risikoeinschätzungen sorgen dafür, dass Ihre Due-Diligence-Prozesse stets aktuell sind.

Das Ergebnis: Ein schneller, skalierbarer und vollständig rückverfolgbarer EUDR-Compliance-Prozess, der reibungslos im Hintergrund läuft und die Umsetzung nahtlos in ihr Tageschgeschäft integriert.  

Das Ziel: Verankerung der EUDR im Tagesgeschäft

Aufgaben zur Erfüllung der EUDR-Pflichten sollten kein isoliertes Projekt, sondern vielmehr ein in die alltäglichen Arbeitsabläufe eingebetteter Prozess sein.

Einkäufer prüfen die Einhaltung der EUDR so selbstverständlich wie Preis und Qualität, die Logistik trennt Materialien, IT-Systeme tauschen automatisch validierte Daten aus und Lieferanten kennen ihre Pflichten sowie relevante Fristen.

Wenn Governance, Prozesse, Datenmanagement und Zusammenarbeit mit den Lieferanten ineinandergreifen, sind Unternehmen optimal auf die EUDR vorbereitet:

• Sie haben Klarheit über den Umfang der Betroffenheit und Risiken.
• Sie haben Kontrolle dank strukturierter Prozesse.
• Sie können sich auf verifizierte Daten verlassen.

Sie möchten mehr erfahren? Die Übersichtsseite zu unserer EUDR-Lösung sowie unser White Paper liefern Ihnen alle nötigen Informationen.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel dienen der allgemeinen Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar.